1. Administrator danych
Administratorem danych jest Adam Borawski, prowadzący działalność nierejestrowaną, NIP: 8491602970, adres: ul. Sportowa 9, 12-230 Biała Piska. Kontakt w sprawach prywatności: kontakt@flowdocs.pl.
2. Zakres danych
- dane konta: imię, e-mail, organizacja, rola i historia logowania;
- dokumenty, komentarze, baza wiedzy, log audytowy i ustawienia;
- dane rozliczeniowe obsługiwane przez Stripe;
- dane techniczne i diagnostyczne niezbędne do bezpieczeństwa oraz usuwania błędów;
- treści wysyłane do funkcji AI w zakresie potrzebnym do wykonania polecenia.
3. Cele i podstawy
Dane są przetwarzane w celu wykonania umowy, zabezpieczenia usługi, obsługi płatności i obowiązków prawnych. Diagnostyka i zapobieganie nadużyciom opierają się na prawnie uzasadnionym interesie operatora.
4. Dostawcy
Korzystamy z podmiotów przetwarzających: Vercel (hosting i pliki), Neon (baza PostgreSQL), Google Gemini (funkcje AI), Stripe (płatności), Resend (e-mail) oraz Sentry (diagnostyka). Zakres przekazywanych danych ograniczamy do niezbędnego minimum.
5. Transfery międzynarodowe
Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza EOG. Stosowane są mechanizmy wymagane przez RODO, w szczególności decyzje o adekwatności lub standardowe klauzule umowne.
6. Retencja
Dane konta i organizacji przechowujemy podczas korzystania z usługi. Po usunięciu organizacji dane aplikacyjne są usuwane, z wyjątkiem informacji wymaganych przepisami rachunkowymi, bezpieczeństwem lub dochodzeniem roszczeń. Kopie zapasowe są rotowane zgodnie z polityką dostawcy infrastruktury.
Konto założone w bezpłatnym okresie próbnym, które nie zostanie przekształcone w płatny plan, pozostaje w pełni dostępne do logowania, przeglądania i eksportu danych po zakończeniu okresu próbnego — traci jedynie możliwość tworzenia i edycji treści oraz korzystania z funkcji AI. Jeżeli w ciągu 365 dni od zakończenia okresu próbnego konto nie zostanie przekształcone w płatny plan, organizacja i wszystkie jej dane zostają trwale usunięte automatycznie.
7. Prawa użytkownika
Użytkownik może żądać dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przeniesienia danych lub wnieść sprzeciw. Ma również prawo złożyć skargę do Prezesa UODO. Eksport i usunięcie danych są dostępne w ustawieniach konta.
Usunięcie pojedynczego konta użytkownika (przy zachowaniu organizacji) polega na anonimizacji: imię i adres e-mail są nieodwracalnie zastępowane wartościami niepowiązanymi z użytkownikiem, a hasło i dane sesji są usuwane. Dokumenty, komentarze i wpisy w dzienniku audytowym utworzone przez to konto pozostają w organizacji pod zanonimizowaną nazwą — nie są usuwane, ponieważ stanowią integralną część treści i historii organizacji, do których dostęp mają jej pozostali członkowie. Pełne, nieodwracalne usunięcie wszystkich danych następuje przy usunięciu całej organizacji (dostępne dla administratora w ustawieniach) — wtedy usuwane są wszystkie dokumenty, komentarze, dziennik audytowy i konta wszystkich jej użytkowników, z zastrzeżeniami z sekcji 6 dotyczącymi obowiązków prawnych.
8. Pliki cookie
Używamy niezbędnego pliku sesyjnego zabezpieczającego logowanie. Nie wykorzystujemy obecnie reklamowych ani marketingowych plików cookie. Jeśli zostaną dodane, uruchomimy mechanizm zgody przed ich zapisaniem.